Vol.3 スマートにこなす、ビジネスメール

メールの基本は、件名も本文もむやみに長くなりすぎないこと。
また、ビジネスシーンではすぐに返信して確認済みを伝えることが大切。
ビジネスツールとして欠かせないメールのマナーを再確認し、スマートに対応しましょう。

• 一般のメールとビジネスメールの違い

  ビジネスメールの場合は、軽い気持ちで個人的な話を入れないようにしましょう。転送されるなど不特定多数の人に見られるという認識で作成することが大切です。また、すぐには答えられない内容でも、とりあえず届いていると知らせておくことがビジネスメールでの気配りと言えます。

• 件名

  理想的な件名とは相手がたくさんのメールをさばいているという前提でその中で埋もれないようにするために、できるだけ具体的なタイトルにすることが必要です。「先日の打ち合せの件」ではなく、「○○商品プロモーションの件」に、「会議の件」ではなく「会議日程変更の件」など、注目度が高くなる工夫をしましょう。

• タイトルの前の用件

  「依頼：○○～」「重要：○○～」など、件名の前に用件を入れると目を引きますが、多用しすぎると逆に効果がなくなるので注意。

  Re：の扱い
  同じ内容でやりとりしている間はRe：で件名を変えず、また内容履歴も残しておきましょう。途中から参加する人がいる場合でもそれまでの経緯がわかりますし、お互いの確認にもなります。内容が変わった時点で件名を変えましょう。

• 宛先、CC、BCC

  宛名には敬称をつけてアドレス帳に保存するように。

  アドレスの公開、非公開についてきちんと考慮した上で、宛先、CC、BCCを選びましょう。（アドレス非公開はBCCだけです。）

  CCで送られてきた人は「目を通しておいてください」という意味なので、返信する必要はありません。

  プロジェクト上でやりとりするメールではCCをうまく使うことが大切。自分の上司をCCに入れると相手には「私の上司も承認しています」というメッセージになりますし、 相手のアシスタントを入れると「一緒に確認してください」とお願いしている意を含みます。

• 開封確認の必要性

  開封確認を好まない人もいますので、必要かどうかを確認しましょう。

• 本文

  送信者欄に正確に表示されない場合もありますので、本文の冒頭で再度名乗るといいでしょう。
  例：株式会社　○△商事○△部○○さまいつもお世話になっております。○○会社の△△です。

  本文はまず結論から入り、本題は端的に。箇条書きにするなど、できるだけシンプルにわかりやすくまとめましょう。

  相手のメールを引用する場合は全文引用を避け、必要なところだけを部分引用するほうがすっきりとします。

  文字化けしやすい半角カナや記号、丸つき数字などの機種依存文字は使わないようにしましょう。
  下記はおおむね文字化けしない記号の一部です。
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• 署名

  データを添付する際は、その内容をメールに書いておくとウイルスと間違われませんし、早く開いてもらいやすくなります。

  添付データは重くならないように気を付けましょう。1MB以下を目安にし、なるべく送る相手に確認をすること。

  圧縮する場合はLHAやZIPが一般的ですが、圧縮形式は表記する方が丁寧でしょう。

  一般的に使われているソフトも種類が多く、自分が思ったようには改行されませんので、必要以上に改行にこだわらなくても大丈夫です。

• その他

  ビジネスメールの場合は、軽い気持ちで個人的な話を入れないようにしましょう。転送されるなど不特定多数の人に見られるという認識で作成することが大切です。また、すぐには答えられない内容でも、とりあえず届いていると知らせておくことがビジネスメールでの気配りと言えます。